Kommunikationsstrategien H5O består af seks trin

God kommunikation er hovednøglen til et godt lederskab. Ikke fordi kommunikation er det eneste, en chef gør, men fordi alt, hvad en chef gør, kommunikerer.

God kommunikation er for mig en slags sammensmeltet yin og yang. På den ene side handler det om at få egne budskaber igennem, så de bliver forstået, giver mening og har det indhold for modtageren, som de har for afsenderen (en selv). På den anden side handler det om selv at kunne modtage den andens budskaber, så de bliver forstået, giver mening og har det indhold for en selv, som de har for ham eller hende (afsenderen).

Det budskab, du sender til andre, sender du også til dig selv.

Forudsætningen for god kommunikation er gensidig tillid. Når tilliden er veletableret og bliver vedligeholdt, forsvinder megen unødig støj.

Ansvaret er et lederansvar. Det er lederen, der sætter rammerne, og det er lederen, der går forrest som det gode eksempel. Men ansvaret er også dit. Vi har alle ansvar for vores egen kommunikation, både som afsender og som modtager, over for andre og over for os selv.

H5O-strategien består af seks trin. De gentages i et antal loops, afhængigt af samtalens længde og opgavens varighed. Hvert trin tænkes igennem, inden du sender.

1. Hvor er du?

Overvej den situation, du befinder dig i. Ikke den, du ønskede dig, og ikke den, pressemeddelelsen helst ville beskrive, men situationen, som den er netop nu. Afdæk de situationsdannende faktorer, det vil sige tid, rum, relationer, ressourcer, pres, historie og det, der allerede er sagt.

2. Hvad er dit budskab?

Formulér budskabet og målet med budskabet lige nu. Ét meningsbærende koncentreret indhold slår ti talking points. Hvis du ikke kan sige det kort og konkret til dig selv, vil andre heller ikke kunne bære det videre.

3. Hvem er modtageren?

Se situationen fra den andens perspektiv. Det er her, kapitel 10 i bogen Chef for Telegrafregimentetkommer i spil. Hvilken situation kommer hun fra mentalt og fysisk? Hvad er der sket siden sidst I kommunikerede sammen? Hvad har hun netop oplevet? Husk på, at modtageren ikke er en målgruppe. Modtageren er et andet menneske i en opgave og i ET BESTEMT NU (Present State).

4. Hvorfor er det vigtigt?

Overvej betydningen for dig, for opgaven og for den anden lige nu. Meningen er ikke pynt. Meningen er det, der er med til at opløse unødig modstand. Folk går først med, når de ser, hører og mærker meningen. Ikke når de kun har hørt beslutningen.

5. Hvordan gør du det?

Forbered dig mentalt. Åbn din kommunikation, så den anden kan følge med. Mød hende i hendes verden, og før hende derefter over i et fællesbillede. Først da kommer spørgsmålet om, hvad I vil med det. Vælg T-sprog, når der er brug for overblik, og U-sprog, når der er brug for detaljer. Send med de kommunikationsmidler, situationen kræver, hvad enten det er en samtale, en briefing, byrådssalen, en mail, en video, en gåtur eller en tavshed, der er valgt med vilje.

6. Observér, hvad der sker

Brug hele sanseapparatet. Det, der bliver sagt. Det, der ikke bliver sagt. Rummet. Tempoet. Øjnene. Det opfølgende spørgsmål, der udebliver. Observation er ikke kontrol i kynisk forstand. Det er den eneste måde, du kan vide, om budskabet landede som mening eller som støj. Det er også den eneste måde, du får et nyt »siden sidst« med til næste møde.

Trin fem og seks kører ofte i deres eget loop, mens samtalen står på. Når samtalen slutter, begynder det store loop forfra med en ny situation og et nyt nu.

Det er strategien. Hverken mere, eller mindre.

I fjerde del kobler Erik Schwensen Kommunikationsstrategien H5O sammen med ledelsesmodellen "Loop 4 Leadership" og med "T- og U-modellerne".